İmza atıldığı gün bitmiyor, orada başlıyor

İmza neyi üstleniyor?

Mesleki imza iki şey birden söylüyor. Birincisi: bu işi ben yaptım. İkincisi, ve asıl ağır olanı: buradaki bilgilerin doğruluğuna ben kefilim.

İkinci anlam, imzayı atan kişiyi işin sonucuna bağlıyor. Bazı mesleklerde bu bağ kanunda açıkça yazılı.

Mesleğe göre imzanın ömrü

Mali müşavirde imza doğrudan kanunda

Burada mevzuat en açık. 3568 sayılı Kanun'un 12. maddesi, yeminli mali müşavirlerin yaptıkları tasdikin doğru olmaması hâlinde, tasdikin kapsamı ile sınırlı olmak üzere ziyaa uğratılan vergilerden ve kesilecek cezalardan mükellefle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumlu olduğunu söylüyor.

Beyanname tarafında ise 213 sayılı Vergi Usul Kanunu'nun mükerrer 227. maddesi var: imzalayan meslek mensupları, beyannamede yer alan bilgilerin defter kayıtlarına ve bu kayıtların dayanağı belgelere uygun olmamasından doğan vergi ziyaına bağlı vergi, ceza ve gecikme faizlerinden mükellefle birlikte müştereken ve müteselsilen sorumlu.

Mühendiste imza yapıyla birlikte duruyor

4708'in 3. maddesi, taşıyıcı sistemden doğan hasarlar için yapı kullanma izni tarihinden itibaren on beş yıl öngörüyor. Proje müellifi, denetçi ve müteahhit bu süre boyunca kusurları oranında sorumlu.

Bu süre kişiye değil yapıya bağlı işliyor. Mesleği bırakmak, kuruluştan ayrılmak ya da başka bir şehre taşınmak saati durdurmuyor. Ayrıntısı yapı denetim sorumluluğu yazısında.

Poliçeyle imza arasındaki açık

Buradan ciddi bir uyumsuzluk doğuyor. Genel şartların A.1 maddesi, sözleşme süresinden önceki fiiller için geriye dönük olarak iki yıllık bir pencere tanıyor. İmzanın ömrü ise mühendiste on beş yıl.

Dört klozdan ikisi bu pencereyi uzatıyor: hekim ve avukatlık klozlarında on yıl. Mühendislik, mimarlık ve yapı denetim için böyle bir kloz yok.

İmzadan kaçınmak çözüm değil

Sorumluluğun ağırlığı görüldüğünde ilk akla gelen şey imzayı daraltmak oluyor: "şu kısmı ben imzalamam", "raporu müşteri kendi hazırlasın". Bu bazı durumlarda doğru, ama sanıldığı kadar geniş bir koruma sağlamıyor.

Çünkü sorumluluk imza kadar fiilen yapılan işe de bağlı. Projeyi hazırlayan, hesabı yapan, tedaviyi yürüten kişi, belgeyi bir başkası imzalasa bile dosyanın içinde kalıyor. Mali müşavirlikte de aynı mantık var: mükerrer 227. madde imzaya bakıyor, ama kayıtların tutulması ayrı bir sorumluluk zemini.

İşe yarayan şey imzayı daraltmak değil, kapsamı yazıya dökmek: sözleşmede işin sınırını, dayanılan verileri ve verilmeyen taahhütleri belirtmek.

Hekimde imza dosyaya bağlı

Hekimlikte imza bir rapora, reçeteye ya da epikrize düşüyor; ama tartışma neredeyse hiç imzanın kendisi üzerinden yürümüyor. Soru şu oluyor: bu imzanın arkasında duran muayene, tetkik ve aydınlatılmış onam kaydı var mı?

Bu yüzden hekimlikte imzanın ömrü, belgenin değil dosyanın ömrü kadar. Zorunlu teminatta hekim klozu geriye dönük pencereyi on yıla çıkarıyor; ayrıntısı hekim zorunlu mali sorumluluk yazısında.

İmzayı savunulabilir kılan şey

Dosyalarda imzanın kendisi değil, imzanın arkasındaki kayıt tartışılıyor. En çok fark yaratanlar:

1. Hangi veriye dayanarak imzalandı — eldeki belgelerin kopyası duruyor mu?
2. Hangi uyarılar yapıldı — eksik veri, uygunsuz çözüm, risk bildirimi yazılı mı?
3. Hangi tarihte imzalandı — revizyon geçmişi izlenebilir mi?
4. Kapsam nasıl tanımlandı — sözleşmede işin sınırı yazılı mı?

Dördüncü madde özellikle önemli, çünkü sorumluluğun sınırı çoğu zaman tam burada çiziliyor. Yazılı olmayan bir kapsam, sonradan geniş yorumlanabiliyor.

Saklama süresi de buna bağlı. Mevzuatın öngördüğü asgari saklama süreleri meslekten mesleğe değişiyor; ama sorumluluk süresi saklama süresinden uzunsa, kayıtları sorumluluk süresi kadar tutmak savunmanın tek dayanağı oluyor. Mühendislikte bu, on beş yıl boyunca erişilebilir bir arşiv demek.

Üç kontrol

• Attığın imzaların dayanak kayıtları saklanıyor mu, ne kadar süreyle?
• Poliçendeki geriye dönük tarih mesleğinin sorumluluk süresine göre nerede duruyor?
• Kesintisizlik bozulmuş bir yıl var mı?

Branş sayfaları: muhasebeci ve mali müşavirler, mühendis ve mimarlar.

Sık sorulanlar